はじめに
こんにちは、大手日系メーカーで業務効率改善の仕事をしているSatoです。
新人の頃は法人営業をしていましたが、Power Platformの楽しさに目覚めて2年‥
いつの間にか営業から企画に異動して、業務効率改善の仕事をするようになっていました。
この記事では、IT業界未経験の私がPower Platformをどのように身につけたか、その方法と
Power Platformの便利さをみなさんにお伝えしていきます。
本記事では、Power Automateのトリガーに関して説明します。
「トリガー」が何かわからない方はこちらの記事を参考にしてください。
Power Automateのフローは「もし〇〇が起きたら▲▲する」というように、
フローが実行されるきっかけになる「トリガー」(〇〇が起きたら)と、
実行される処理の「アクション」(▲▲する)で構成されています。
かけっこで言うと、「ピストルが鳴る」がトリガー、「走る」がアクションということだね！
「トリガー」にはフローが実行される「きっかけ」となる条件を指定できます。
「トリガー」の条件によって、フローのパターンが変わります。
それぞれの違いを表にまとめました。
| フローのパターン | 手動操作 | フローの例 |
| インスタントフロー (インスタントクラウドフロー） | 必要 | 実行ボタンを押したらメールを送る |
| スケジュールされたフロー （スケジュール済みクラウドフロー） | 不要 | 毎日朝9時にメールを送る |
| 自動フロー (自動化したクラウドフロー) | 不要 | Formsで回答があったらメールを送る |
今回はこの3つのフローに関して、「トリガー」に重点を置いて解説していきます。
操作イメージ
インスタントフロー
インスタントフローは、ユーザーが手動で開始し、特定のアクションを実行するように設計されています。そのため好きなタイミングでフローを開始することができます。
今回はインスタントフローで特定の相手にメールを打つフローを作成しましょう。
■フローの作成
STEP1
Power Automateホーム画面のメニューからフローを作成します。
STEP2
画面から「トリガー」のパターンを選択することができます。
前述の「スケジュール済みクラウドフロー」と「自動化したクラウドフロー」もここに表示されていますね。
今回は「インスタントクラウドフロー」を選択しましょう。
STEP3
画面が立ち上がります。
インスタントフローのトリガーの種類が一覧で表示されます。
①今回はPower Automateの画面上でフローを開始できる「フローを手動でトリガーする」を選択しましょう。
②「フローを手動でトリガーする」をクリック
③作成をクリックします。
STEP4
選択したトリガーで、フローの作成画面が立ち上がりました！
これにメールの送信アクションを付け足していきましょう。
①トリガーの下に表示されている➕マークをクリック
②「アクションの追加」をクリックします。
STEP5
「メールの送信(V2)」アクションを追加していきます。
①検索ボックスに「Mail」と記入しましょう
②「メールの送信(V2)」アクションを選択します
STEP6
「メールの送信(V2)」アクションがフローに追加されました！
詳細設定をしていきます。
①宛先にメールアドレス
※TESTメールなので、宛先は自分のメールアドレスを入力しましょう。
②件名
③本文を入力します。
これで今回のフローの作成は以上になります。
④右上の「保存」をクリックしましょう。
■フローをテストする
STEP1
フローが作成できたら早速実行してみましょう。
右上の「TEST」をクリックします。
STEP2
右側にバーが表示されますので、
①「手動」を選択
②「テスト」をクリックしましょう。
STEP3
「フローの実行」をクリックします。
STEP4
「完了」をクリックします。
30秒ほどでテストが完了しました！
■実行結果
メールが届いていました！
以上、インスタントフローの紹介でした！
今回はPCからPower Automateにログインして、インスタントフローを開始する方法を紹介しましたが、スマートフォンにPower Automateのアプリをインストールしておくことで、出先でもフローを開始することができます。
■iOS版
https://apps.apple.com/jp/app/power-automate/id1094928825
■Android版
スケジュールされたフロー
特定の日時や間隔で自動的に実行されるフローです。
毎日のレポートの生成や、週次の通知の送信など、定期的に行う必要があるタスクを自動化するのに便利です。
今回は日本時間の毎日20時にメールを送るフローを作成します。
■フローの作成
STEP1
Power Automateの作成画面から「スケジュール済みクラウドフロー」を選択します。
STEP2
別の画面が立ち上がりました！
①フロー名を入力して
②フローを開始する日程を入力します。
③繰り返し間隔を入力します。例えば今回作成するフローは毎日実行したいため、繰り返し間隔は1日です。
④作成をクリックします。
繰り返し間隔は様々な時間単位で選択することが可能です。
自身がフローを実施したい間隔に合わせて選択しましょう。
STEP3
選択したトリガーで、フローの作成画面が立ち上がりました！
ここで気を付けてほしいのは、この段階では、まだ時計が日本時間の設定になっていません！
次のステップの「タイムゾーンの設定」で、時計を日本に合わせましょう。
STEP4
「Recurrence」トリガーをクリックすると左にバーが表示されます。
①「Time Zone」の枠の下向きの三角をクリック
②プルダウンから「（UTC+09:00)大阪、札幌、東京」を選択
これで日本時間に合わせることができました！
STEP5
アクションを付け足していきます。
今回は日本時間の毎日20時にメールを送るフローを作成したいので
前述の「インスタントクラウドフロー」のSTEP5・6を参考に「メールの送信(V2)」アクションを追加・設定していきます。
■実行結果
指定の時間帯にメールが届いていました！
自動フロー
特定のトリガーが発生したときに自動的に実行されるフローです。
例えば、特定のフォルダにファイルが追加されたときに自動的に電子メールが送信される、または特定のツールで新しいタスクが作成されたときにカレンダーに予定が追加されるなど、さまざまな自動化されたアクションが可能です。
今回はFormsで回答があれば自分にメール通知が届くフローを作成してみましょう。
事前に対象となるFormsを作成してください。
■フローの作成
STEP1
Power Automateの作成画面から「自動化したクラウドフロー」を選択します。
STEP2
別の画面が立ち上がります。
①フロー名を入力
②「新しい応答が送信されるとき」にチェックを入れましょう
③「作成」をクリックします。
STEP3
選択したトリガーでフローの作成画面が立ち上がりました！
Formsの指定する必要があるので、トリガーをクリックします。
①「フォームID」の枠の下向きの三角をクリック
②プルダウンから今回使いたいFormsを選択します
STEP4
アクションを付け足していきます。
今回は指定のFormsに回答があればメールを送るフローを作成したいので
前述の「インスタントクラウドフロー」のSTEP5・6を参考に「メールの送信(V2)」アクションを追加・設定していきます。
■実行結果
Formsに回答をしてみたところ、メールが送られてきました！
まとめ
Power Automateの3つのトリガーに関しての説明でした！
超基本なので、是非覚えてくださいね！
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